Постановка завдання дуже важлива, оскільки без ясного переліку того, що треба зробити і яким умовам це повинно задовольняти практично неможливо отримати результат від автоматизації. Крім того, якщо не зробити заздалегідь чітку постановку завдання, то може вийти, що програма буде налагоджена таким чином, що необхідні регістри і первинні документи взагалі виходити не будуть (наприклад, унаслідок відсутності необхідної аналітики по рахунках, яка встановлюється на самому початку автоматизації), через це налаштування всієї програми доведеться заново переробляти.
2.2.4. Етап IV. Вибирання програмного засобу.
Лише тоді коли спланована оптимізація бухобліку, визначений масштаб і порядок автоматизації і завершена постановка завдання можна переходити до вибору програми. У осоружному ж випадку з’ясується, що куплена заздалегідь або за принципом “дешевше” програма просто не має достатніх можливостей для ефективної автоматизації підприємства і доведеться купувати нову. Для того, щоб в безлічі програмних продуктів, їх версій і виробників знайти дороговказну нитку до оптимального для підприємства варіанту слід розуміти найголовніше: просто поганих і просто хороших програм немає, означає немає і кращої програми на всі випадки життя. Все ті програмні продукти, які широко відомі, продаються і рекламуються зараз в Росії - хороші продукти, вони довели це тим, що їх знають, купують і використовують впродовж вже декількох років безліч підприємств. Відрізняються вони один від одного тим, що одні з них краще личать для одних підприємств (з врахуванням їх величини, видів діяльності і інших чинників), інші - для інших, треті - для третіх. Таким чином завдання полягає в тому, аби вибрати оптимальною відповідний для саме Вашого підприємства програмний продукт.
Як же це зробити? Пройдя вищевикладені етапи підготовки до автоматизації ми вже ясно уявляємо собі що нам потрібно від програми, тому вибрати її буде легко. Починати потрібно з ухвалення трьох рішень:
1. Малу або велику програму купувати? Вся безліч програм чітко ділиться на програми для автоматизації малої бухгалтерії, де працюють 1-3 людини і великою, 4 і більш за людину (про це вже говорилося в Етапі II при виборі масштабу автоматизації).