Бувають випадки, коли організації, які свого часу уклали договір на впровадження програми по автоматизації бухобліку з тією, що якою-небудь надає такі послуги фірмою і були розчаровані якістю роботи, - замість автоматизації їм за їх же гроші зробили “псевдоавтоматизацію”. Як же уникнути подібних ситуацій? Можна діяти двома способами. Перший полягає в тому, аби замовити в сторонньої організації не просто налаштування програми і навчання, а всю автоматизацію, що включає і етапи оптимізації бухобліку, визначення масштабів і порядку автоматизації і постановки завдання. В цьому випадку некомпетентність і некваліфікованість автоматізаторов стане добре видна ще спочатку, на етапах підготовки до автоматизації, і Ви зможете своєчасно отказаться від їх подальших послуг. Якщо Ви виберете другий спосіб і підготовку до автоматизації зможете провести своїми силами, а на стороні замовите лише налаштування програми і навчання, від автоматізаторов слід вимагати (записати в договір на автоматизацію бухобліку) дві складові вдалої автоматизації:
1. Якість. Після етапів підготовки до автоматизації і Вас на руках є постановка завдання, в якому перераховані все потрібні саме Вам первинні документи, регістри іформи звітності, які повинні робити програма і вимоги до них. Так от лише за наявності всього цього робота може вважатися виконаною.
Терміни. Всі роботи по налаштуванню і навчанню мають бути записані в чіткий подневний календарний план - документ, підписаний обома сторонами за договором на автоматизацію, виконання якого повинне регулярно (наприклад, раз на тиждень або щодня) контролюватися. За зрив календарного плану автоматізатори повинні нести відповідальність, наприклад, пені за кожен день відставання від плану. Така жорстка тимчасова прив’язка дуже важлива, оскільки при її відсутності на практиці часто відбувається те, що автоматизація-то як би йде, ось тільки коли вона кінчиться сказати неможливо, в результаті бухгалтерія продовжує працювати на папері, проходіт один звітний період за іншим, а перехід на програму все відкладається, не дивлячись на те що минулий звіт вже планувалося складати на комп’ютері і зараз доведеться вводити в програму додатково інформацію за попередні періоди, інакше звіт наростаючим підсумком за рік доведеться теж робити на папері. Ось в чому полягає хворобливість зриву термінів автоматизації.