2.3. Процес автоматизації.
Лише тоді, коли визначені цілі автоматизації, її масштаб і порядок, зроблена постановка завдання, вибрана і куплена оптимальна для підприємства програма і вирішені технічні питання можна приступати до власне роботі з програмою. Якісне впровадження програми (не “псевдоавтоматизація“) - процес дуже трудомісткий і складний, витрати на нього, як правило, значно перевищують витрати на придбання програми і комп’ютерів, причому доля витрат на впровадження тим більше, чим більше підприємство, оскільки при більшій кількості нюансів і особливостей необхідно більше роботи по налаштуванню на всі ці нюанси і особливості.
Впровадження можна виробляти своїми силами, можна замовити сторонній організації. Якщо намагатися упроваджувати самим, то доводиться стикатися з труднощами:
* відсутність досвіду автоматизації;
* відсутність часу на впровадження, оскільки бухгалтерія повинна виконувати свою поточну роботу, яка, як правило, і з’їдає весь робочий день.
Причому, чим більше організація, і, відповідно складніше процес впровадження, тим більше актуальні ці труднощі. На практиці спроби упровадити програму своїми силами на підприємствах, де число бухгалтерів перевищує 4 практично завжди наводять до “псевдоавтоматизації”. Якщо прийнято рішення замовляти автоматизацію в спеціалізованої організації, то необхідно приготуватися до додаткових грошових витрат, оскільки якісна автоматизація не може обійтися дешево оскільки вона займає досить багато часу і вимагає кваліфікованих і дослідних фахівців.
Власне процес впровадження програми можна розбити на два етапи: етап налаштування і етап навчання.
2.4. Етап налаштування.
Всі широко поширені програми автоматизації бухобліку (і великі і малі) мають аналогічні набір складових частин, що змінюються, тому, в цілому, правильний процес налаштування будь-якої програми можна, в хронологічному порядку виконання, розписати на наступні етапи:
1. Налаштування (доопрацювання що стандартного поставляється з програмою) плану рахунків відповідно до особливостей підприємства, проведеної оптимізації бухобліку і постановки завдання.
2. Налаштування (доопрацювання що стандартних поставляються з програмою) типових проводок відповідно до особливостей підприємства, проведеної оптимізації бухобліку і постановки завдання. В разі впровадження великих комплексних програм налаштування кожного розділу бухобліку в своєму окремому модулі необхідно виробляти окремо з врахуванням специфічних особливостей. Наприклад, в блоці по обліку зарплати доведеться набудовувати алгоритми розрахунку різних нарахувань і утримань.